¿Qué ocurre si mi empresa no tiene un gestor documental?
Durante los últimos meses ya hemos hablado de las múltiples ventajas de la gestión documental. No obstante, no implementar una solución de este tipo también acarrea consecuencias; esta vez negativas.
Los trabajadores de las empresas pueden perder hasta media jornada buscando documentos y papeles. Esto conlleva un gasto enorme que muchas veces no se tiene en cuenta, y que en realidad tiene una fácil solución: contratar un gestor documental como el de Biton para poder acceder a los documentos más rápida y fácilmente.
Los documentos son la base con la que trabajan todos los departamentos de la empresa, y una inversión en la gestión de los mismos tendrá como consecuencia mejoras en toda la compañía. Aun así, muchas veces se prefiere invertir equivocadamente en otros ámbitos antes que en una solución tan esencial.
Sin un gestor documental inteligente los documentos se pueden perder, desgastar o duplicar. Aunque tengamos la información digitalizada y guardada en distintos dispositivos, no tener un control de cambios centralizado genera inconsistencia. Otro de los inconvenientes es no poder conocer quién accede a las informaciones, en qué momento se han modificado o incluso dónde se encuentra exactamente ese documento.
Del mismo modo, la atención al cliente se puede ver afectada por la desorganización que resulta de estructurar de forma equivocada los documentos. El cliente busca rapidez y efectividad, características que conseguimos con soluciones como Easy Docs.
La verdad es que la implementación de esta gestión documental también se puede hacer de manera incorrecta, y de hecho muchas de las empresas que confían en una solución de este tipo no gestionan los documentos como es debido. Por eso recomendamos ponerse en contacto con Biton. Nosotros te aconsejaremos sobre la mejor manera de llevar a cabo un proceso de gestión documental que resulte en mejoras para tu empresa. Fuente