Gestión Documental

eBit EasyDocs es un gestor documental adaptable a las necesidades propias de la compañía, que te permite:

  • Digitalizar la documentación.
  • Automatizar los procesos de trabajo.
  • Buscar información de manera centralizada.
  • Simplificar el acceso a documentos.
  • Firmar electrónicamente tus documentos.
  • Evitar la pérdida o dispersión de documentos.
  • Reducir los costes.
  • Eliminar el papel.

Las soluciones están pensadas para agilizar, sistematizar y simplificar las labores de nuestros clientes y el desarrollo de soluciones específicas acordes a la casuística de cada empresa, respaldados en la experiencia y capacidad de quienes formamos parte de la compañía.

Aplicaciones

Problemática a Solucionar

¿Cuál es la formación de mis empleados? ¿Qué experiencia profesional han tenido antes de trabajar con nosotros?

Descripción del Producto

Con la solución de archivo de expedientes de personal tendrás digitalizada toda la información referente a tus empleados. Permite un acceso sencillo a la información y la automatización de procesos propios de la gestión de recursos humanos como actualizar currículums, altas y bajas, etc.

Características Técnicas

Rápido acceso a la información digitalizada. Edición y alta de datos por el propio empleado de recursos humanos sin necesidad de conocimientos propios de informática. Cliente web 24×7.

Beneficios

Tener siempre la información actualizada y facilitar los procesos del departamento de RRHH.

Problemática a Solucionar

Cuando el departamento legal trabaja con gran cantidad de contratos es muy común no conocer su ubicación específica, cuál ha sido la última versión modificada o bien quién lo ha aprobado.

Descripción del Producto

Solución para el archivo digital de contratos, automatización del proceso de revisión y aprobación, así como la gestión de los vencimientos.

Características Técnicas

La solución permite la creación de un archivo digital para los contratos de la compañía. De esta forma dispondrás de un repositorio digital que te facilitará los procesos de búsqueda, revisión y aprobación de los contratos, así como la gestión de los vencimientos asociados.

Beneficios

Mayor control de la documentación contractual.

Problemática a Solucionar

¿Cuántas veces se te ha traspapelado un documento? La cantidad de papeles que genera una asesoría y/o bufete hace que la información esté totalmente dispersa y difícilmente accesible. Esto comporta, en muchos casos, procesos ineficientes y una mala imagen de cara al cliente.

Descripción del Producto

Con la solución de gestión de la documentación para asesorías y bufetes podrás digitalizar los documentos, facilitando su gestión y su posterior descarga vía web.

Características Técnicas

Digitalización de la documentación. Automatización de los procesos de trabajo. Simplificar el acceso a expedientes y contratos. Posibilidad de descarga vía web.

Beneficios

Evitar la pérdida de documentos y mejorar el acceso a los mismos, conociendo el estado en todo momento de cada expediente o documento. Facilitar este acceso a nuestros clientes en caso necesario.

Problemática a Solucionar

Especialmente en el sector de la distribución y logística es de suma importancia la buena gestión de la entrega de mercancías, así como de las incidencias que se puedan producir en dicho momento.

Descripción del Producto

Gracias a la digitalización de los albaranes y mediante la indexación en un repositorio documental, podrás realizar la gestión de incidencias de una forma más ágil. El acceso a la documentación en centros de atención al cliente se efectúa de manera sencilla e incluso permite la implantación de un autoservicio web.

Características Técnicas

Digitalización de los albaranes de entrega. Indexación en un repositorio documental. Acceso a la imagen integrado en la aplicación corporativa. Archivo digital: facilidad de consulta, rápido acceso.

Beneficios

Facilitar la resolución de dudas, incidencias y consultas sobre entregas de mercancías.

Problemática a Solucionar

Año tras año, la cantidad de papel acumulado aumenta hasta hacerse inmanejable. Ocupa mucho espacio, la información es de difícil acceso y por lo tanto dificulta las tareas de consulta. Además, es fácil perder documentación al estar mal organizada.

Descripción del Producto

Digitalización certificada de documentos acreditativos en declaraciones para la administración (Hacienda): facturas de proveedores, recibos de pago etc. Esta solución permite destruir el documento original en papel una vez ha sido digitalizado.

Características Técnicas

Permite convertir un documento en papel en una imagen digital codificada y firmada digitalmente, permitiendo la destrucción del soporte papel. El documento debe registrarse en un repositorio documental con un registro de auditoría, que a su vez también debe firmarse.

Beneficios

Destrucción del papel. Mejorar la gestión de la documentación. Optimizar el espacio.

Problemática a Solucionar

Los formularios en papel son una herramienta muy eficaz para recoger información, pero cobran más importancia si los podemos explotar desde nuestras aplicaciones informáticas.

Descripción del Producto

Con la solución de captura de formularios podrás digitalizar los formularios en soporte papel, extraer de manera automatizada la información e integrarla con tus aplicaciones. Además, conservarás los formularios en un archivo digital, lo que comporta una consulta más ágil y sencilla.

Características Técnicas

Características técnicas. Digitalizar los formularios para conservar toda la información. Anexar la imagen digitalizada al registro del formulario. Archivar los datos y la imagen en el gestor documental. Integrar los datos en una aplicación. Consulta de los formularios de forma ágil.

Beneficios

Optimizar procesos de captura de datos basados en el uso de formularios.

Problemática a Solucionar

Especialmente en organismos públicos, es de gran importancia la automatización del registro de entrada y salida de documentos para mejorar su control y evitar la pérdida de información.

Descripción del Producto

Gracias a la solución de registro de entrada y salida crearás un archivo digitalizado que te facilitará la automatización del registro, así como el control posterior de la documentación.

Características Técnicas

Control y seguimiento de la documentación de entrada y salida. Registro de la documentación y almacenamiento en un archivo digital. Timbrado o sello electrónico.

Beneficios

Mejora de la gestión de entrada y salida.

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