Por qué deberías eliminar el papel de tu empresa

Estamos muy acostumbrados al papel. Los egipcios inventaron el papiro, y desde entonces la humanidad se ha familiarizado con los distintos soportes de escritura. El pergamino de los chinos y los árabes se transformó en lo que conocemos hoy gracias a la imprenta del mundo moderno. Las ideas entonces se empezaron a difundir en masa, y en el papel se ha plasmado gran parte de nuestra historia.

La utilización global de este material hizo que se empezaran a gastar grandes cantidades en muchos ámbitos. Un ejemplo de ello lo encontramos hoy en día en las oficinas de las empresas. El uso romántico del papel como garantía de “legalidad”, de “seguridad”, de “personalidad” o de “comodidad” va ligado en realidad a la dificultad del cambio de cultura. Un cambio que cuesta en las mentes individuales, pero más en los colectivos dentro de las empresas.

Eliminar el papel, garantía de ahorro

Esto sucede por falta de conocimiento y por el miedo generalizado que se tiene a los retos y a “lo nuevo”. Y es que, aunque muchos consideran que no es posible imaginar una oficina sin papel, en la actualidad no es solo posible, sino muy recomendable prescindir de los documentos en formato físico.

Fijándonos solo en el aspecto económico, trabajar de forma totalmente digital es sinónimo directo de ahorro. Para una empresa de 500 empleados, por ejemplo, automatizar los procesos significaría un ahorro aproximado de 60.000€ anuales.

¿Por qué se produce este ahorro? Piensa en la cantidad de espacio que ocupan los archivadores en el centro de ciudades con alquileres por las nubes. Archivadores que contienen miles y miles de hojas que perjudican la sostenibilidad y el medio ambiente. Piensa también en cuánto se tarda en buscar una factura cada vez que se tiene que hacer una gestión, o en los problemas que conlleva la pérdida o el desgaste de cualquier documento por el paso del tiempo.

Así, existen muchos beneficios en la implementación de medidas que minimicen el uso del papel. En Biton disponemos de un sistema de gestión documental llamado eBit Easy Docs, que permite optimizar las tareas al máximo y tener los equipos satisfechos y eficientes. Automatiza labores que antes eran tediosas, y el cliente es el principal interesado; el servicio que le es ofrecido se ve afectado muy positivamente. Con esta herramienta, las organizaciones también pueden decidir quién accede a qué para asegurar los datos y la información confidencial. Además, incluye un servicio de firma electrónica totalmente segura y legal, con la que puedes firmar desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar del mundo.

Y tú, ¿qué vas a hacer para que tu empresa no quede obsoleta?