Los tres mandamientos para gestionar documentos de manera eficiente
Las empresas están cada vez más de acuerdo en que la digitalización ya no es el futuro, sino el presente. Sin embargo, del dicho al hecho hay un trecho. Y es que, a pesar de que muchas compañías ya están haciendo los deberes para unirse a la era digital, hay otras que aún trabajan a la vieja usanza. Esto repercute en numerosos ámbitos de la empresa y acaba desembocando en una menor productividad y eficiencia; y, por tanto, también en ingresos menores.
Ahora bien, a continuación se presentan los tres pilares básicos para gestionar documentos de la manera más eficiente. Siguiendo estos consejos, verás como el rendimiento de tu empresa mejora notablemente.
- Apostar por tecnología fácil de usar. Aquí la automatización es un factor clave. Una vez se programa la herramienta para realizar una función determinada, todo fluye de manera intuitiva o incluso automática. Además, lo mejor es que la programación puede ser según necesidades y preferencias del usuario. Esto supone una gran ventaja, pues los trámites serán más sencillos y muchos de ellos se harán “solos”.
- Trabajar sin papel. A mayor cantidad de documentos en la oficina, mayor espacio ocupan y mayor dificultad para encontrarlos. La solución es escanear tus papeles y digitalizar tu gestión documental. Así nada se pierde, todo se encuentra de inmediato. La buena organización es clave para una satisfactoria eficiencia empresarial.
- Favorecer un ambiente colaborativo. Los profesionales se relacionan constantemente. Con lo cual, buscar la manera de facilitar estas relaciones hará que tanto el ambiente como el rendimiento laboral mejoren. La tecnología permite facilitar todos los procesos en los que invierten varios trabajadores. Es capaz de etiquetar, guardar y agrupar documentos para su posterior utilización y, además, asistir en los procesos de manera inteligente.
Trabajando en colaboración con las nuevas tecnologías, se consigue mejorar la productividad total de la empresa.
Fuente: muypymes.com