La gestión documental en el departamento de contabilidad

Las empresas tienen en sus manos una importante cantidad de información, que se concentra en gran parte en el departamento de contabilidad. Esta sección de las compañías contiene albaranes, facturas, notas de gasto, etc. que muchas veces se gestionan en papel y de forma manual. La gestión manual implica una ralentización de todos los procesos, que deriva en una disminución de la productividad.

Es obvio que los recursos de una empresa son limitados, pero se puede tratar la información de una forma más eficaz: con un sistema de gestión documental inteligente que permita la automatización de procesos y facilite el trabajo del personal.

Las ventajas de un gestor documental

Con una solución tecnológica como eBit EasyDocs, el tiempo dedicado a guardar o a recuperar la información se reduce considerablemente. La media de tiempo que se gasta en tratar un documento de forma manual son 30 segundos. Así, con un sistema conveniente una empresa se puede ahorrar ciento de horas al mes y dedicarlas a tareas más productivas.

Del mismo modo, la gestión de albaranes consume mucho tiempo. El gestor documental facilita este proceso y reduce costes, con la posibilidad de usar los dispositivos móviles o tablets para escanear o capturar los albaranes de entrega y mandarlos a la oficina.

Las respuestas a las consultas de proveedores y clientes también se ven afectadas. Una de cada 10 facturas requieren seguimiento, y en papel se pueden dedicar hasta 30 minutos a resolver dudas como cantidades incorrectas o errores humanos. La automatización del proceso de buscar la factura en el archivo, revisarla, hacer la gestión, etc. consume un tiempo preciado que se puede ahorrar con un sistema inteligente. Así, el cliente también se queda mucho más satisfecho.

La implementación de un software de gestión documental en un departamento de contabilidad permite a las organizaciones desarrollarse y mirar hacia adelante. Esto es posible gracias a eBit EasyDocs, el gestor documental de Biton. Ponte en contacto con nosotros para más información.