Gestión documental: ¿cuáles son sus beneficios?

Las compañías tratan una enorme cantidad de información, muy difícil de gestionar con los sistemas de almacenamiento manual. Las herramientas tradicionales se han convertido en un mecanismo antiguo y poco eficaz, y durante los últimos años se han visto sustituidas por los sistemas de gestión documental. Estos sistemas utilizan procesos para optimizar el flujo de los documentos, unificando la información para que todos los usuarios que tengan permiso puedan tener acceso a ella.

La gestión documental, además, permite una búsqueda sencilla pero a la vez avanzada de la información almacenada. De esta manera, el tiempo de las operaciones se reduce considerablemente, mientras que la seguridad aumenta. 

Tipos de beneficios

Podemos diferenciar entre cualitativos y cuantitativos los beneficios de implementar un sistema de gestión documental. Los cualitativos incluyen la minimización de errores por la gestión manual, la velocidad con la que se llevan a cabo los negocios, la optimización de la experiencia del usuario, etc. Entre los cuantitativos se encuentran la disminución de costes (menos material de impresión y espacio físico de documentos), el ahorro de horas y el aumento de la productividad de la organización.

Además, implementar un sistema de estas características permite eliminar el papel y beneficia al medio ambiente, ayudando a cumplir con la responsabilidad social corporativa. La implementación de un software de gestión documental en un departamento de contabilidad permite a las organizaciones desarrollarse y mirar hacia adelante. Esto es posible gracias a eBit EasyDocs, el gestor documental de Biton. Ponte en contacto con nosotros para más información.