Entrevista a Grup Batallé: la gestión documental en la industria cárnica

Grup Batallé es un conjunto de empresas dedicadas a la industria cárnica, con más de 100 años de tradición. Hablamos con Jordi Costa, Responsable de Administración, sobre las ventajas de la implementación de la gestión documental y la tecnología en este sector.

• ¿A qué se dedica el grupo?

Grup Batallé tiene todo el proceso productivo de la carne de cerdo totalmente integrado. Tenemos granjas de cerdo, donde se crían los cerdos, y luego tenemos un matadero. Donde estamos haciendo ahora la entrevista es Cárnica Batallé, la empresa madre, y aquí tiene lugar el despiece del cerdo. Se corta en trozos y se vende tanto dentro de España como en la Unión Europea y fuera de ella gracias a la exportación. De hecho, prácticamente el 65% de la producción se dedica a la exportación. Además, hacemos los jamones curados. Nosotros tenemos una particularidad, y es que tenemos una raza propia de cerdo, el Duroc, y esto nos da una ventaja competitiva con respecto al resto de proveedores de cerdo. Esta raza tiene una carne más gustosa, más magra, y es más valorada por el mercado.

• ¿Qué características tiene el uso de la gestión documental en la industria cárnica?

El producto “carne” no tiene particularidades, pero sí que quiero recalcar que, cuando una empresa se dedica a la exportación, esta herramienta tiene un gran potencial por la documentación que se genera.

• La industria exportadora genera mucha más documentación…

Así es. Es muchísima la documentación que genera una venta intracomunitaria en Europa o una venta de exportación para países fuera de la UE. Aquí hemos podido digitalizarlo todo, gestionarlo todo a través de la gestión documental, e incluso nos ha permitido trocear el proceso que sigue la exportación a través de los documentos. Así podemos saber en qué momento de la venta nos encontramos.

Antes teníamos carpetas e íbamos añadiendo hojas dentro… Ahora mismo tenemos más de 200 contenedores de 25.000 kilos en el mar, imagínate el caos que sería tener 200 carpetas con papeles.

• ¿Y cómo lo hacéis con los controles sanitarios?

También se generan automáticamente. Desde el Ministerio nos mandan documentación conforme nos autorizan a exportar y esto lo reenviamos al sistema de gestión documental directamente. Todo está automatizado por número de pedido.

• ¿Por qué os decidisteis por la gestión documental de Biton? ¿Por dónde se empezó?

Lo primero que hicimos fue utilizar el sistema de gestión documental para gestionar las facturas de proveedores. Antes teníamos un mecanismo manual con papel, totalmente rudimentario. Llegaban las facturas a papel, o hasta incluso mediante PDF que se imprimía a posteriori. Luego, esta factura se contabilizaba y un trabajador se desplazaba hasta los distintos departamentos de la empresa para que fueran validando que la factura era correcta. Esto suponía unos gastos enormes de personal, errores, retrasos, ineficiencias y un trabajo inmenso de archivo y manipulación de papel. Estamos hablando de más de 800 facturas al mes. Llegó un momento en el que era inviable y optamos por implementar la gestión documental de Biton para estandarizar el proceso de contabilización de facturas de proveedores y su aprobación. Biton nos propuso eBit EasyDocs, y nos lanzamos de cabeza al proyecto. Nos ha permitido agilizar el circuito y controlar totalmente el proceso. Antes podíamos tardar hasta 20 días en hacer todo el circuito, y ahora la media se encuentra por debajo de los 3 días. En estos 3 días hemos recibido la factura, la hemos contabilizado, está aprobada y preparada para pagar.

“Antes podíamos tardar hasta 20 días en hacer todo el circuito, y ahora la media se encuentra por debajo de los 3 días.”

• Entonces, ¿habéis notado que hay un retorno de la inversión?

Sí que lo hay, pero es muy difícil de calcular. Te puedo decir que, en el momento en el que optamos por la gestión documental estábamos a punto de contratar a una nueva persona en el departamento solo para contabilizar facturas, cosa que nos ahorramos con la gestión documental. Además, no estamos contando los gastos en papeles, manipulación, horas… Se podría contabilizar, pero no hace falta. Es obvio que la empresa ha ganado con Biton y su gestión documental.

• ¿Cuáles son los departamentos que se benefician más de la gestión documental?

El proyecto nace en el departamento de contabilidad, pero cualquier departamento que apruebe facturas (mantenimiento, departamento de compras, de recursos humanos, de exportación, etc.) se ha tenido que adaptar a hacerlo a través de una pantalla. Esto se hace en todos los departamentos y se ha aceptado muy bien. La prueba de ello es que, en otros departamentos, se ha pedido un sistema parecido para gestionar su propia documentación. Así han nacido otros proyectos de la mano de Biton, en los que se ha adaptado la gestión documental. 

• Además de la gestión documental, ¿en Batallé apostáis por otras tecnologías?

Lo que sí que tiene de característico la industria cárnica es que, tecnológicamente, es un sector muy avanzado. Además, se han creado clústers y patronales que han puesto mucho dinero para que todas las empresas avancen juntas e innoven tecnológicamente. Hay asociaciones que nos coordinan para que tecnifiquemos el proceso productivo. Empezó ya hace 15 o 20 años, con robots, cintas, detectores de metales muy avanzados, etc. Hay toda una industria parecida a la que puede tener la industria de fabricación de automóviles. Ahora, empezamos a hacer lo mismo pero en otros sectores que van más allá de la producción, como por ejemplo el departamento de administración. En Grup Batallé fuimos de los primeros en implementar la gestión documental en la zona, y muchas empresas nos han venido a conocer para ver el producto y poder utilizar la misma herramienta.

• ¿Tenéis algún proyecto de digitalización que se pueda contar?

Ahora mismo estamos en un proceso en el que queremos replicar en otros departamentos el éxito que hemos tenido con la gestión documental, tanto en el ámbito de las facturas de proveedor como en la documentación de las exportaciones. Uno de los retos que tenemos es entrar el sistema de gestión documental en la producción. Ahora empezaremos también un proyecto de digitalización de la gestión de las etiquetas, productos en todos los idiomas, etc. En referencia a otros procesos tecnológicos, siempre vamos innovando sobre todo en cuanto a maquinaria. Por ejemplo, estamos probando un arco que lee todos los códigos de barras de las cajas, aunque estén escondidos. También digitalizaremos la documentación del departamento de RRHH y añadiremos la firma electrónica.

• Volviendo a la gestión documental, un pedido pequeño de una carnicería conlleva el mismo trabajo que el de un contenedor de 25.000 kilos.

Exacto. Los carniceros, los pequeños fabricantes de embutidos, etc. te pueden llamar, mandar un correo electrónico o un WhatsApp a cualquier hora, y eso genera un trabajo brutal. Tienes que tener un trabajador que atienda la llamada, a la hora que quiera el cliente, que puede ser tanto a las 11 de la noche como a las 5 de la mañana, pasar el pedido, prepararlo, etc. Este circuito es otro de los que estamos mirando cómo optimizar, porque nuestros interlocutores continuarán haciendo el pedido de la manera que les vaya mejor y querríamos poder generarla directamente en nuestro sistema.