6 consejos para implementar la gestión documental

Las compañías siguen avanzando en el ámbito de la transformación digital sin intención de frenar, teniendo como uno de los principales objetivos la optimización de la gestión documental. En este sentido, las empresas buscan reducir el uso del papel, incrementar la productividad, ahorrar espacios y disminuir las sanciones.

Sin ninguna duda, las grandes organizaciones no dejan de lado la tecnología, puesto que para ellas es indispensable organizar y agilizar los procesos y la gran cantidad de información con la que trabajan. Para ello es necesaria la implementación de software especializados y, en concreto, los Sistemas de Gestión Documental. Estos ayudan a reducir más de la mitad de los costes. Al mismo tiempo, aumentan la productividad, siempre y cuando se incorporen a las empresas de forma correcta. Para eso, es importante tener en cuenta los siguientes factores.

Implementar la gestión documental de forma correcta

1. Ser consciente del valor de un archivo digital. El 40% del tiempo de un administrativo es dedicado a trabajar con archivos. El 20%, a buscar información, y el resto a actividades de valor.
2. Tener un equipo multidisciplinario. Expertos en temas legales, archivo y otros campos como los sistemas de información son esenciales para el cambio de la empresa.
3. Organizar las necesidades de la compañía. Preparar un diagnóstico es útil para identificar las necesidades de la gestión documental.
4. Tener en cuenta la normativa. Hay que realizar los cambios de manera legal, contando con sistemas que funcionen de acuerdo con la normativa.
5. Integración con tecnologías ya existentes. Muchas de las tecnologías previamente existentes en las empresas (como los ERP) pueden integrarse y combinarse con la gestión documental, y sirven para robustecer y optimizar los recursos.
6. Un experto aliado. Contar con la ayuda de un especialista es muy recomendable para analizar las necesidades, implementar y ayudar a utilizar la solución tecnológica.

Así pues, la implementación correcta de estas herramientas permite a las organizaciones desarrollarse y mirar hacia adelante. La migración digital de una forma sostenible es posible gracias a eBit EasyDocs, el gestor documental de Biton. Ponte en contacto con nosotros para más información.