Gestión Documental

Las soluciones están pensadas para agilizar, sistematizar y simplificar las labores de nuestros clientes y el desarrollo de soluciones específicas acordes a la casuística de cada empresa, respaldados en la experiencia y capacidad de quienes formamos parte de la compañía.

Nuestros Servicios

Problemática a Solucionar

Hoy en día el correo electrónico se ha convertido en una herramienta de intercambio de información imprescindible en las organizaciones lo que conlleva, muchas veces, tener el buzón de correo repleto de información. ¿Qué debemos hacer con gran cantidad de información que nos llega a diario?

Descripción del Producto

Mediante la solución de archivo de correo podrá almacenar los correos históricos o de uso poco frecuente en un repositorio secundario de fácil accesibilidad.

Características Técnicas

La solución de Archiving no supone ningún trabajo adicional para el usuario para continuar accediendo a la información y garantiza una mejora en su rendimiento, así como en el propio rendimiento de los elementos tecnológicos.

Beneficios

Aumento del rendimiento de las aplicaciones e infraestructuras existentes.

Problemática a Solucionar

Un bien muy preciado para la empresa es la de ofrecer un buen servicio al cliente. Es por ello que es necesario tener un mecanismo que nos permita no perder ningún pedido y agilizar el proceso de cobro de las ventas.

Descripción del Producto

Mediante la solución de captura de pedidos de clientes, podrá extraer de forma automática los datos, enviarlos al ERP corporativo y mantener los pedidos digitalizados para así facilitar la resolución de dudas y/o consultas. Además puede crear workflows de aprobación entre dos o más empleados de su organización.

Características Técnicas

  • Digitalización de los pedidos
  • Extracción y validación.
  • Archivo digital.
  • Workflow de aprobación.
  • Integración a las aplicaciones corporativas.
  • Consultas.

Beneficios

Mejorar el servicio al cliente y reducir el tiempo medio de cobro.

Problemática a Solucionar

¿Cuál es la formación de mis empleados? ¿Qué experiencia profesional han tenido antes de trabajar con nosotros?

Descripción del Producto

Con la solución de archivo de expedientes de personal usted tendrá digitalizada toda la información referente a sus empleados permitiendo un acceso sencillo a la información y la automatización de procesos propios de la gestión de recursos humanos como actualizar curriculums, altas y bajas, etc.

Características Técnicas

  • Rápido acceso a la información digitalizada.
  • Edición y alta de datos por el propio empleado de recursos humanos sin necesidad de conocimientos propios de informática.
  • Cliente web 24×7.

Beneficios

Tener siempre la información actualizada y facilitar los procesos del departamento de RRHH.

Problemática a Solucionar

Cuando el departamento legal trabaja con gran cantidad de contratos es muy común no conocer su ubicación específica, cuál ha sido la última versión modificada o bien quién lo ha aprobado.

Descripción del Producto

Solución para el archivo digital de contratos, automatización del proceso de revisión y aprobación, así como la gestión de los vencimientos.

Características Técnicas

La solución permite la creación de un archivo digital para los contratos de la compañía. De esta forma usted dispondrá de un repositorio digital que le facilitará los procesos de búsqueda, revisión y aprobación de los contratos así como la gestión de los vencimientos asociados.

Beneficios

Mayor control de la documentación contractual.

Problemática a Solucionar

Sustituir la tradicional factura en papel emitida a nuestros clientes por un documento electrónico que cumpla los requisitos exigidos para darle la misma validez legal.

Descripción del Producto

Emplear el módulo e-Factura de la suite eBit400 le permite enviar el 100% de sus facturas de forma electrónica independientemente de la forma en la que llegue a su destinatario. Esta función le permitirá adaptarse a las necesidades de sus clientes de una forma completa. El sistema puede ser utilizado por cualquier empresa, independientemente de la plataforma tecnológica y software de gestión que utilice. El módulo e-Factura de la suite eBit400 puede contratarse tanto en modo “in house” como servicio ASP.

Características Técnicas

Solución independiente a la plaforma del cliente. Amplia gama de canales de recepción/transmisión de e-facturas: Formato del Sistema de Gestión de la empresa receptora (PG400, SAP, ORACLE, SAGE, LOGIC, SPARE400, etc.), EDI (EDI-EANCOM, etc.), XML (XML-CCI, etc.), Correo Postal (marcas gráficas).

Beneficios

  • Disminución de los costes de operación.
  • Mejora el Cash Management Financiero y Operativo.
  • Mejora sustancial en el manejo de documentos.
  • Garantía de entrega de facturas al 100% de los destinatarios.
  • Liberación de espacio físico de almacenamiento.
  • Óptimo resguardo de la información.
  • Gestión mejorada de la relación con el cliente.
  • Optimización procesos de control.

Problemática a Solucionar

¿Cuántas veces se le ha traspapelado un documento, contrato, etc…? La cantidad de papeles que genera una asesoría y/o bufete, hace que la información esté totalmente dispersa y difícilmente accesible lo que comporta, en muchos casos, procesos ineficientes y una mala imagen de cara a nuestro cliente.

Descripción del Producto

Con la solución de gestión de la documentación para asesorías y bufetes usted podrá digitalizar los documentos facilitando su gestión y su posterior descarga vía web…

Características Técnicas

  • Digitalización de la documentación.
  • Automatización de los procesos de trabajo.
  • Simplificar el acceso a expedientes y contratos.
  • Posibilidad de descarga vía web.

Beneficios

  • Evitar la pérdida de documentos y mejorar el acceso a los mismos, conociendo el estado en todo momento de cada expediente o documento.
  • Facilitar este acceso en caso necesario a nuestros clientes.

Problemática a Solucionar

Especialmente en el sector de la distribución y logística es de suma importancia la buena gestión de la entrega de mercancías así como de las incidencias que se puedan producir en dicho momento.

Descripción del Producto

Gracias a la digitalización de los albaranes y mediante la indexación en un repositorio documental, usted podrá realizar la gestión de incidencias de una forma más ágil. El acceso a la documentación en centros de atención al cliente se efectúa de manera sencilla e incluso permite la implantación de un autoservicio web.

Características Técnicas

  • Digitalización de los albaranes de entrega.
  • Indexación en un repositorio documental.
  • Acceso a la imagen integrado en la aplicación corporativa.
  • Archivo digital: facilidad de consulta, rápido acceso.

Beneficios

Facilitar la resolución de dudas, incidencias y consultas sobre entregas de mercancías.

Problemática a Solucionar

Año tras año, la cantidad de papel acumulado aumenta hasta hacerse inmanejable. Ocupa mucho espacio, la información es de difícil acceso y por lo tanto dificulta las tareas de consulta. Además, es fácil perder documentación al estar mal organizada.

Descripción del Producto

Digitalización certificada de documentos acreditativos en declaraciones para la administración (Hacienda): facturas de proveedores, recibos de pago etc.. Esta solución permite destruir el documento original en papel una vez ha sido digitalizado.

Características Técnicas

Permite convertir un documento en papel en una imagen digital codificada y firmada digitalmente, permitiendo la destrucción del soporte papel. El documento debe registrarse en un repositorio documental con un registro de auditoría que a su vez también debe firmarse.

Beneficios

  • Destrucción del papel.
  • Mejorar la gestión de la documentación.
  • Optimizar el espacio.

Problemática a Solucionar

La complejidad de nuestra empresa también conlleva a que los procesos de negocio sean cada vez más complicados. Además, parte de nuestra información se sostiene en papel que dificulta el control de la misma así como su posterior gestión.

Descripción del Producto

Con Alfresco automatizará los procesos de negocio, eliminando los errores humanos y optimizando los tiempos de ejecución. Además podrá almacenar la documentación de su compañía e integrarla con sus aplicaciones corporativas facilitando el trabajo en equipo entre diferentes departamentos.

Características Técnicas

  • Automatización de procesos (Eliminación de tareas mecánicas).
  • Seguimiento y análisis de los procesos.
  • Gestionar y organizar la documentación de la compañía.
  • Integración con gran variedad de aplicaciones mediante la tecnología Web Services y JDBC.
  • Entorno colaborativo integrado.
  • Cumplimiento de normativas en entornos regulados.
  • Digitalización y captura.
  • E-form: Formulario electrónico.
  • Gestión de contenidos web.

Beneficios

  • Optimizar sus procesos de negocio.
  • Mejora de la gestión y organización de la documentación.

Problemática a Solucionar

Los formularios en papel son una herramienta muy eficaz para recoger información de clientes, proveedores, etc. pero ésta cobra más importancia si la podemos explotar desde nuestras aplicaciones informáticas.

Descripción del Producto

Con la solución de captura de formularios usted podrá digitalizar los formularios en soporte papel, extraer de manera automatizada la información e integrarla con sus aplicaciones. Además conservará los formularios en un archivo digital, lo que comporta una consulta más ágil y sencilla.

Características Técnicas

  • Características técnicas.
  • Digitalizar los formularios para conservar toda la información.
  • Anexar la imagen digitalizada al registro del formulario.
  • Archivar los datos y la imagen en el gestor documental.
  • Integrar los datos en una aplicación.
  • Consulta de los formularios de forma ágil.

Beneficios

Optimizar procesos de captura de datos basados en el uso de formularios.

Problemática a Solucionar

La buena gestión de las facturas es una tarea ardua. Es fácil descubrir una factura duplicada, diferencias de cantidades o precios, etc… Además estos problemas se agraban cuando la gestión se realiza de forma manual lo que comporta mayor riesgo de error, en definitiva, unos mayores costes administrativos.

Descripción del Producto

Mediante la solución de captura de facturas y albaranes usted podrá automatizar el proceso relativo a la recepción de la factura en papel hasta su contabilización en el ERP corporativo. Así conseguirá una mayor productividad del personal administrativo, más control del proceso y evitará el coste referente a ítems rutinarios como el envío de papel, introducción de datos, etc…

Características Técnicas

  • Digitalización: la factura en papel se transforma en un documento electrónico.
  • Mejorar la gestión de la documentación.
  • Extracción, validación y envío.
  • Archivo digital: para que en un futuro pueda ser consultado fácilmente.
  • Workflow de verificación y aprobación de la factura.
  • Mejorar la gestión de la documentación.
  • Consulta: buscadores, tareas pendientes, acceso a los documentos digitalizados desde el apunte contable.

Beneficios

Mayor productividad del personal administrativo, más control del proceso en menor tiempo y disminución de las incidencias.

Problemática a Solucionar

Especialmente en organismos públicos, es de gran importancia la automatización del registro de entrada y salida de documentos para mejorar su control y evitar la pérdida de información.

Descripción del Producto

Gracias a la solución de registro de entrada y salida creará un archivo digitalizado que le facilitará la automatización del registro así como el control posterior de la documentación.

Características Técnicas

  • Control y seguimiento de la documentación de entrada y salida.
  • Registro de la documentación y almacenamiento en un archivo digital.
  • Timbrado o sello electrónico.

Beneficios

Mejora de la gestión de entrada y salida.

Soluciones de Negocios

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